Étude de cas
Un transitaire dont chaque dossier d’expédition rejoint la comptabilité.
Smart Logistics and Services fait passer des marchandises par les ports, la douane, les entrepôts et les camions au Cameroun. Nous avons construit Praxis LS, le système qui fait tourner ce travail et tient sa comptabilité selon l’OHADA, en français et en anglais.
- Client
- Smart Logistics and Services
- Secteur
- Logistique et fret
- Pays
- Cameroun
- Système
- Praxis LS
- Statut
- En service
Le besoin
L’entreprise gérait déjà ses opérations de fret sur un ancien système. Celui-ci n’avait pas de couche comptable : ses coûts et ses factures n’arrivaient jamais d’eux-mêmes en comptabilité, et ses écrans n’existaient qu’en anglais, dans un pays qui travaille en français et en anglais.
Il lui fallait un seul système pour tout le dossier d’expédition : la cotation, les étapes de douane et de transport, l’entrepôt, les camions, les équipes, et une comptabilité tenue selon le SYSCOHADA, le référentiel comptable de l’OHADA.
Ce que nous avons construit
Praxis LS est organisé autour du dossier d’expédition. Chaque domaine ci-dessous fait partie du même système, avec les mêmes données et les mêmes droits d’accès.
-
Opérations
- Dossiers d’expédition et leurs jalons
- Ordres de transit et bons de livraison
- Suivi des expéditions pour les clients
-
Commercial
- Prospects et propositions
- Cotations que les clients acceptent et signent en ligne
- Calcul des coûts de chaque dossier
-
Entrepôt
- Réceptions
- Emplacements et stocks
- Sorties
- Inventaires
-
Flotte
- Véhicules et leurs renouvellements
- Entretien
- Carburant
- Chauffeurs et incidents
-
Équipes
- Contrats
- Pointage, congés et indemnités
- Paie
-
Finance
- Factures proforma et définitives
- Créances clients
- Bons de commande rapprochés des réceptions et des factures fournisseurs
- Immobilisations
- Un calendrier des déclarations fiscales
-
Archives
- L’archivage de tous les documents
- Signatures électroniques
- Documents vérifiables par QR code
Ce qui tient l’ensemble
Un seul grand livre selon le SYSCOHADA. Les factures, les coûts des dossiers, les achats et la paie y sont comptabilisés au fil de l’eau, et les états financiers de fin d’exercice en sont tirés.
Au quotidien
Une expédition, de la cotation à la comptabilité
- Un client demande un prix. La cotation part du système, et le client l’accepte et la signe en ligne.
- Le dossier d’expédition s’ouvre. Ses jalons suivent les marchandises au port, à la douane et jusqu’à la livraison, et le client peut les suivre lui aussi.
- Les coûts sont enregistrés sur le dossier au fur et à mesure, y compris les avances de fonds remises aux équipes sur le terrain.
- L’entrepôt et la flotte enregistrent leur part : entrées et sorties de marchandises, le camion, le chauffeur et le carburant.
- La facture est émise depuis le dossier, et chaque montant est comptabilisé dans le grand livre.
- La finance rapproche les coûts de chaque dossier de sa facture et clôture le mois sur une seule comptabilité.
Ce qui a changé
-
La comptabilité au cœur
L’ancien système n’avait pas de couche comptable. Désormais, les factures, les coûts des dossiers, les achats et la paie sont comptabilisés dans un seul grand livre OHADA, au rythme du travail.
-
Français et anglais
Chaque écran existe dans les deux langues, et la recherche trouve une page, un onglet ou une donnée dans l’une comme dans l’autre.
-
Des échéances fiscales annoncées à temps
Les échéances déclaratives sont générées à partir de chaque immatriculation fiscale, attribuées à la personne responsable et annoncées bien avant leur date.
-
Testé avant chaque mise en production
Chaque modification passe des tests automatisés avant sa mise en production, et les équipes peuvent s’exercer dans un environnement de test séparé, sans toucher aux données réelles.
Notre rôle
-
Diagnostiquer
Nous avons étudié le système existant et la façon dont les équipes l’utilisaient, en notant ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas.
-
Concevoir
Nous avons rédigé les spécifications fonctionnelles et les règles comptables avec le client : le plan de comptes, les schémas d’écritures, les rôles et les circuits de validation.
-
Construire
Nous avons construit Praxis LS par étapes, en commençant par la comptabilité, pour que l’entreprise n’ait jamais à tout basculer d’un coup.
-
Pérenniser
Nous exploitons le système, publions des améliorations en continu et consignons chaque modification par écrit.
Réalisations liées
-
Pixie Girl Global
Une plateforme pour une marque capillaire qui fabrique, importe et vend : coûts, stock, boutique en ligne, livraisons, équipes et comptabilité.
-
Un distributeur de biens de consommation au Cameroun
L’ERP du distributeur, reconstruit sans interruption de service : commandes, livraisons, emballages consignés, flotte, paie et comptabilité OHADA.
Commencez par un domaine de votre organisation.
L’audit gratuit et la démo durent environ une heure. Nous étudions le fonctionnement actuel d’un domaine et vous montrons ce qu’un système comme ceux-ci y changerait.