Étude de cas
Un ERP reconstruit par étapes, pendant que l’entreprise continuait de s’en servir.
Un distributeur de biens de consommation au Cameroun gère ses commandes, ses livraisons, ses emballages consignés, sa flotte, sa paie et sa comptabilité dans un seul système. Celui-ci était déjà en service quand nous sommes arrivés. Nous l’avons audité, puis reconstruit sprint après sprint, sans arrêter l’activité.
- Client
- Un distributeur de biens de consommation au Cameroun
- Pays
- Cameroun
- Statut
- En service
Le besoin
Le système faisait déjà tourner l’entreprise, qui voulait le faire grandir en toute sécurité : des accès par rôle, des écritures toujours équilibrées et des exercices qui restent clos une fois clôturés.
L’entreprise devait aussi suivre les emballages consignés détenus par ses clients, ainsi que les camions, le carburant et les chauffeurs qui transportent ses marchandises.
Ce que nous avons construit
Six domaines, chacun protégé par ses propres droits, sur une seule comptabilité OHADA.
-
Ventes
- Commandes et bons de livraison
- Emballages consignés récupérés et signés
- Emballages vides revendus pour recyclage
- Propositions commerciales
-
Stock et achats
- Fiches de stock
- Bons de commande et réceptions
- Ristournes fournisseurs
- Inventaires de contrôle
-
Flotte
- Véhicules, assurances et visites techniques
- Un journal de carburant avec contrôle du compteur kilométrique
- Alertes d’entretien selon le kilométrage
- Rapports de panne
-
Finance
- Le plan de comptes OHADA
- Journaux et grand livre
- Factures, dépenses et budgets
- Trésorerie
- Immobilisations et amortissements
- Déclarations fiscales
-
Équipes
- Paie, comptabilisée dans le grand livre
- Bulletins de paie
-
Contrôle
- Des rôles et des droits sur chaque page
- Une trace de chaque modification
- Des documents que les clients signent sur leur propre téléphone, depuis un lien ou un QR code
Ce qui tient l’ensemble
Une seule comptabilité OHADA. La base de données elle-même refuse une écriture déséquilibrée, ainsi que toute écriture datée d’un exercice clôturé.
Au quotidien
Une livraison, de la commande à la comptabilité
- Une commande est saisie et son bon de livraison imprimé.
- Le camion part avec son chauffeur. Le kilométrage est relevé, et le système refuse un relevé inférieur au précédent.
- Chez le client, les emballages pleins sortent et les vides reviennent, consignés sur un reçu que le client signe sur son téléphone.
- La facture est comptabilisée dans le grand livre, et le paiement rejoint la trésorerie.
- Une fois l’exercice clôturé, plus rien de ce qui y est daté ne peut être ajouté ni modifié.
Ce qui a changé
-
Un accès selon le rôle
Chacun ne voit que les pages que son rôle autorise, et l’entreprise définit elle-même ces rôles dans un écran d’administration.
-
Des comptes qui tiennent
Les écritures déséquilibrées sont refusées, les exercices clôturés le restent, et chaque modification est enregistrée avec son auteur.
-
Chaque emballage enregistré
Tout type d’emballage du catalogue peut être enregistré lorsqu’un client le rapporte, sans modifier le logiciel.
-
Des mises en production plus sûres
Avant chaque mise en production, la base de données et le plan de comptes sont vérifiés et des tests de bon fonctionnement sont lancés.
Notre rôle
-
Diagnostiquer
Nous avons d’abord audité le système en service et consigné chaque risque relevé.
-
Concevoir
Nous avons ordonné le travail selon le risque : l’accès et la sécurité d’abord, puis l’intégrité de la comptabilité.
-
Construire
Nous l’avons reconstruit sprint après sprint sur le système en service, en ajoutant en chemin la paie, les immobilisations et les documents imprimés.
-
Pérenniser
Nous continuons de publier des améliorations, avec des articles d’aide intégrés au système pour les équipes.
Réalisations liées
-
Smart Logistics and Services
Praxis LS, un ERP de logistique et de fret : dossiers d’expédition, entrepôt, flotte, équipes et comptabilité OHADA dans un seul système.
-
Orika Living
L’ERP et la boutique en ligne d’une marque de parfums d’intérieur : ventes, revendeurs, stock, livraisons et comptes qui concordent.
Commencez par un domaine de votre organisation.
L’audit gratuit et la démo durent environ une heure. Nous étudions le fonctionnement actuel d’un domaine et vous montrons ce qu’un système comme ceux-ci y changerait.